SAF-T PT obrigações contabilísticas: guia completo 2026

Estamos em Maio de 2026 e, para muitos empresários e trabalhadores independentes, este é um período crítico do calendário fiscal: a entrega da IES/DA aproxima-se a passos largos, o fecho das obrigações declarativas do primeiro trimestre já ficou para trás e as comunicações mensais de faturas à Autoridade Tributária (AT) continuam a exigir atenção permanente. Se sente que o universo das obrigações contabilísticas e fiscais em Portugal é cada vez mais complexo, não está sozinho — mas a boa notícia é que, com organização e informação clara, é perfeitamente possível cumprir tudo sem sobressaltos.

Neste artigo, reunimos de forma prática e actualizada tudo o que precisa de saber sobre o SAF-T PT, a e-fatura, a comunicação de faturas à AT, os livros de registo obrigatórios e os prazos fiscais que marcam o calendário de 2025 e 2026. Seja gerente de uma PME, empresário em nome individual ou trabalhador independente, este guia é para si.

1. SAF-T PT: o ficheiro central das obrigações contabilísticas

O que é o SAF-T PT?

O SAF-T (Standard Audit File for Tax Purposes) é um ficheiro normalizado em formato XML que contém toda a informação contabilística e de facturação de uma empresa. Em Portugal, este ficheiro tem duas vertentes principais:

• SAF-T de facturação — contém os dados relativos a documentos de venda (facturas, notas de crédito, notas de débito, guias de transporte, etc.).
• SAF-T de contabilidade — inclui toda a informação contabilística: plano de contas, lançamentos, movimentos e saldos.

SAF-T de facturação: comunicação mensal

Todos os sujeitos passivos com sede ou estabelecimento estável em Portugal que emitam facturas são obrigados a comunicar os elementos dessas facturas à AT. O método mais comum e recomendado é a submissão do ficheiro SAF-T de facturação através do portal e-fatura. Esta comunicação deve ser efectuada até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão dos documentos.

SAF-T de contabilidade: entrega anual com a IES

O SAF-T de contabilidade respeita a estrutura da taxonomia definida pela Portaria n.º 302/2016, actualizada posteriormente, e deve ser gerado de acordo com o plano de contas normalizado (SNC). A sua geração é já obrigatória para a generalidade das empresas — o software de contabilidade tem de estar preparado para o produzir. Contudo, a entrega do ficheiro à AT não está ainda em vigor: a submissão do SAF-T de contabilidade junto da Autoridade Tributária não é obrigatória em 2026 e previsivelmente também não o será em 2027, aguardando-se regulamentação específica que fixe os prazos e condições da sua entrega.

Para o exercício de 2025, a IES deve ser entregue até ao 15.º dia do 7.º mês posterior ao termo do período de tributação. Para empresas com período de tributação coincidente com o ano civil, o prazo é 15 de Julho de 2026.

Taxonomias e validação

O ficheiro SAF-T de contabilidade deve utilizar as taxonomias oficiais aprovadas pela AT. Cada conta do plano de contas SNC é associada a um código de taxonomia, permitindo à AT cruzar automaticamente a informação contabilística com as declarações fiscais. É fundamental que o software de contabilidade esteja actualizado e que a parametrização das taxonomias seja revista anualmente pelo contabilista certificado.

2. E-fatura e comunicação de facturas à AT

O sistema e-fatura

O portal e-fatura (faturas.portaldasfinancas.gov.pt) é a plataforma central onde convergem todas as facturas emitidas e recebidas em território nacional. Para os consumidores finais, é o local onde verificam e validam as suas despesas para efeitos de deduções em IRS. Para as empresas, é o ponto de comunicação obrigatória de documentos de facturação.

Formas de comunicação de facturas

A comunicação dos elementos das facturas à AT pode ser feita por quatro vias:

1. Transmissão electrónica em tempo real (webservice) — o software de facturação envia os dados automaticamente à AT no momento da emissão. Este é o método mais eficiente e o que reduz o risco de incumprimento de prazos.
2. Submissão do ficheiro SAF-T de facturação — exportação mensal do ficheiro XML e submissão no portal e-fatura.
3. Inserção directa no portal — introdução manual dos dados no portal e-fatura, viável apenas para quem emite um volume muito reduzido de documentos.
4. Emissão através do portal da AT — utilização da funcionalidade de emissão de facturas disponibilizada gratuitamente pela AT, adequada para trabalhadores independentes com actividade reduzida.

Prazo de comunicação: até ao dia 5 do mês seguinte

Independentemente do método escolhido, os elementos das facturas e demais documentos fiscalmente relevantes devem ser comunicados à AT até ao dia 5 do mês seguinte ao da sua emissão. No caso da transmissão em tempo real via webservice, este prazo é automaticamente cumprido.

Código ATCUD e QR Code

Desde 1 de Janeiro de 2023, todas as facturas e documentos fiscalmente relevantes devem incluir obrigatoriamente o ATCUD (Código Único de Documento) e um QR Code. O ATCUD resulta da combinação de um código de validação atribuído pela AT (obtido mediante comunicação prévia das séries documentais) com um número sequencial do documento. Estes elementos são fundamentais para a validação e rastreabilidade dos documentos fiscais.

Para obter o código de validação das séries, o sujeito passivo (ou o contabilista certificado) deve aceder ao portal da AT e registar previamente cada série documental que pretenda utilizar. Em 2026, a fiscalização sobre a presença e correcção do ATCUD tem sido intensificada.

3. Livros de registo obrigatórios

Para empresas com contabilidade organizada

As sociedades comerciais e os empresários em nome individual com contabilidade organizada devem manter os seguintes registos contabilísticos, em suporte informático ou papel:

• Diário — registo cronológico de todos os movimentos contabilísticos.
• Razão — registo sistemático por contas, evidenciando os movimentos e saldos de cada conta.
• Balancete — documento de verificação periódica dos saldos das contas.
• Livro de inventários e balanços — registo anual do inventário e das demonstrações financeiras.
• Livro de actas — obrigatório para sociedades, regista as deliberações dos sócios e dos órgãos de gestão.

Para trabalhadores independentes (regime simplificado)

Os trabalhadores independentes que não possuam contabilidade organizada devem, ainda assim, manter registos que permitam o controlo do rendimento. Embora o regime simplificado dispense a contabilidade formal, é obrigatório:

• Conservar todos os documentos de despesa e receita durante 10 anos (prazo geral de conservação documental para efeitos fiscais, nos termos do Decreto-Lei n.º 28/2019 e do artigo 52.º do CIVA).
• Manter um registo organizado das facturas emitidas e recebidas.
• Cumprir as obrigações de comunicação de facturas à AT.

Inventário de existências

As empresas que possuam inventários de existências (mercadorias, matérias-primas, produtos acabados, etc.) e cujo volume de negócios seja superior a 100 000 € no exercício anterior são obrigadas a comunicar o respectivo inventário à AT. Esta comunicação deve ser efectuada até 31 de Janeiro do ano seguinte ao período a que respeitam os dados, ou até ao final do mês seguinte à data do balanço, se o período de tributação não coincidir com o ano civil.

4. Calendário fiscal: prazos essenciais em 2025/2026

Um dos maiores desafios para empresários e profissionais independentes é não perder prazos. Apresentamos uma tabela-síntese com as principais obrigações e respectivas datas:

5. Consequências do incumprimento

O incumprimento das obrigações contabilísticas e fiscais acarreta consequências que vão muito além das coimas directas:

• Coimas por falta de comunicação de facturas: entre 200 € e 10 000 € por infracção, nos termos do Regime Geral das Infracções Tributárias (RGIT).
• Coimas por não utilização de software certificado ou ausência de ATCUD: entre 375 € e 18 750 €.
• Coimas por entrega tardia de declarações fiscais: variáveis consoante o tipo de declaração e o atraso, podendo ir de 150 € a 3 750 € (com redução se regularizadas voluntariamente).
• Impossibilidade de obter certidão de situação fiscal regularizada: o que impede a empresa de concorrer a concursos públicos, obter financiamento bancário com garantia mútua ou aceder a incentivos e fundos comunitários.
• Risco de inspecção tributária: as divergências entre a informação comunicada e as declarações fiscais são detectadas automaticamente pelos sistemas da AT, podendo desencadear procedimentos inspectivos.

A importância da regularização voluntária

Se detectar qualquer falha ou atraso, a melhor estratégia é regularizar voluntariamente antes de qualquer notificação da AT. O pagamento espontâneo da coima, acompanhado da entrega da obrigação em falta, permite beneficiar de uma redução significativa da coima — que pode chegar a 12,5% do mínimo legal se a regularização for feita nos primeiros 30 dias após o termo do prazo.

6. O que deve fazer agora

Face ao contexto actual e aos prazos que se aproximam, deixamos uma lista de acções concretas que deve implementar de imediato:

1. Verifique se a Modelo 22 de IRC (exercício 2025) já foi submetida — o prazo termina a 19 de Junho de 2026. Confirme com o seu contabilista certificado.
2. Comece a preparar a IES e o SAF-T de contabilidade — o prazo é 15 de Julho de 2026, mas a complexidade do ficheiro exige preparação antecipada. Valide as taxonomias e reveja o plano de contas.
3. Confirme que a comunicação mensal de facturas está em dia — aceda ao portal e-fatura e verifique se todos os meses de 2026 estão correctamente comunicados.
4. Certifique-se de que o software de facturação está actualizado — verifique a emissão correcta do ATCUD e QR Code em todos os documentos.
5. Reveja o registo das séries documentais na AT — se criou novas séries em 2026, confirme que foram devidamente comunicadas e que os códigos de validação estão integrados no software.
6. Organize o arquivo documental — garanta que todos os documentos de suporte (facturas de compra, extractos bancários, contratos) estão devidamente organizados e acessíveis para eventual inspecção.
7. Agende uma reunião com o seu contabilista certificado — mesmo que tudo pareça em ordem, uma revisão periódica é a melhor forma de prevenir problemas. Na Alcoescrita, estamos disponíveis para fazer esta análise consigo.

O cumprimento atempado e rigoroso das obrigações contabilísticas e fiscais não é apenas uma questão de evitar coimas — é um pilar fundamental para a credibilidade da sua empresa, para a tomada de decisões informadas e para o acesso a oportunidades de crescimento. Se tiver dúvidas sobre qualquer uma das obrigações referidas neste artigo, contacte a equipa da Alcoescrita. Estamos em Alcochete, mas trabalhamos com clientes de todo o país, e a nossa missão é garantir que a sua contabilidade e fiscalidade estão sempre em ordem.