Estamos a 17 de Maio de 2026, em plena época de entrega da declaração de IRS referente aos rendimentos de 2025. O prazo decorre até 30 de Junho de 2026, o que significa que ainda tem tempo — mas não muito — para preparar e submeter a sua declaração com rigor. Se é trabalhador independente ou empresário em nome individual, este artigo é especialmente dirigido a si: a Categoria B do IRS tem regras próprias que, quando bem compreendidas, podem fazer uma diferença significativa no imposto que vai pagar.
Ao longo dos anos, na Alcoescrita, acompanhamos dezenas de profissionais e empresários em nome individual que desconhecem aspectos fundamentais do seu enquadramento fiscal. Desde os coeficientes do regime simplificado até às regras de retenção na fonte, passando pelas deduções específicas, há um conjunto de matérias que merecem atenção cuidada. Vamos a isso.
1. Categoria B do IRS: quem está abrangido e como funciona
1.1. Quem declara rendimentos na Categoria B
A Categoria B do IRS abrange todos os rendimentos empresariais e profissionais. Na prática, estão incluídos:
- Trabalhadores independentes (a recibos verdes), incluindo profissionais liberais como advogados, médicos, arquitectos, consultores, designers, formadores, entre outros;
- Empresários em nome individual que exercem actividades comerciais, industriais, agrícolas ou de prestação de serviços sem constituição de sociedade;
- Titulares de estabelecimentos individuais de responsabilidade limitada (EIRL);
- Produtores e criadores intelectuais que obtenham rendimentos de propriedade intelectual, quando não optem pela tributação na Categoria E.
Se em 2025 emitiu recibos verdes electrónicos ou obteve rendimentos de uma actividade por conta própria, é na Categoria B que vai declarar esses valores.
1.2. Dois regimes de tributação: simplificado vs. contabilidade organizada
Os sujeitos passivos da Categoria B podem ser tributados por um de dois regimes:
- Regime simplificado — aplica-se automaticamente a quem tenha um volume de rendimentos brutos anual igual ou inferior a 200.000 € e não tenha optado pela contabilidade organizada;
- Contabilidade organizada — obrigatória acima dos 200.000 € de rendimentos ou por opção do contribuinte, quando este entenda que lhe é mais favorável.
2. Regime simplificado: coeficientes e cálculo do rendimento tributável
2.1. Como funcionam os coeficientes
No regime simplificado, a Autoridade Tributária não considera a totalidade dos rendimentos brutos como base de tributação. Em vez disso, aplica coeficientes que determinam qual a parcela do rendimento que é efectivamente tributada. Estes coeficientes funcionam como presunções de despesa — o Estado assume que uma parte dos seus rendimentos é consumida em custos da actividade.
Os principais coeficientes aplicáveis em 2025 são:
| Tipo de rendimento | Coeficiente | Parcela tributada |
|---|---|---|
| Vendas de mercadorias e produtos | 0,15 | 15% |
| Prestações de serviços de actividades hoteleiras, restauração e bebidas | 0,15 | 15% |
| Prestações de serviços de actividades profissionais (tabela do art. 151.º do CIRS) | 0,75 | 75% |
| Outras prestações de serviços | 0,35 | 35% |
| Subsídios destinados à exploração | 0,10 | 10% |
| Subsídios não destinados à exploração | 0,30 | 30% |
| Rendimentos de propriedade intelectual (até ao limite legal) | 0,50 | 50% |
| Rendimentos de capitais imputáveis a actividades da Cat. B | 0,95 | 95% |
| Resultado positivo de rendimentos prediais imputáveis à Cat. B | 0,95 | 95% |
2.2. Exemplo prático: consultor de gestão
Imaginemos o caso do Manuel, consultor de gestão residente em Alcochete, cuja actividade está prevista na tabela do artigo 151.º do CIRS. Em 2025, o Manuel facturou 40.000 € em prestações de serviços a diversas empresas.
No regime simplificado, o seu rendimento tributável será:
40.000 € × 0,75 = 30.000 €
Isto significa que 25% do rendimento bruto (10.000 €) é automaticamente considerado como despesa da actividade, sem necessidade de apresentar comprovativos — desde que cumpra a regra da justificação de despesas que explicamos abaixo.
2.3. A regra dos 15% de despesas justificadas (dedução de encargos)
Desde 2018, o regime simplificado exige que os contribuintes com coeficiente de 0,75 comprovem que suportaram despesas e encargos efectivos correspondentes a, pelo menos, 15% do rendimento bruto. Caso não o façam, a parcela não justificada é adicionada ao rendimento tributável.
No caso do Manuel:
- 15% de 40.000 € = 6.000 € de despesas a justificar;
- São aceites despesas com NIF do contribuinte registadas no e-factura: rendas do escritório, material de escritório, deslocações em veículo próprio (portagens, combustível), comunicações, seguros obrigatórios da actividade, quotizações profissionais, entre outras;
- As contribuições obrigatórias para a Segurança Social também contam para este limiar.
Suponhamos que o Manuel tem 3.200 € de contribuições para a Segurança Social e 1.500 € em despesas diversas com NIF, totalizando 4.700 €. Faltam-lhe 1.300 € para atingir os 6.000 €. Esta diferença será adicionada ao rendimento tributável:
Rendimento tributável = 30.000 € + 1.300 € = 31.300 €
2.4. Exemplo prático: lojista em nome individual
Agora vejamos o caso da Teresa, que tem uma loja de artesanato em Alcochete como empresária em nome individual. Em 2025, a Teresa teve um volume de vendas de 55.000 €.
O seu rendimento tributável no regime simplificado será:
55.000 € × 0,15 = 8.250 €
Neste caso, o coeficiente de 0,15 presume que 85% das vendas são absorvidas por custos (compra de mercadorias, rendas, pessoal, etc.), o que é geralmente bastante favorável para actividades comerciais com margens moderadas. A Teresa não está sujeita à regra dos 15% de despesas justificadas — essa exigência aplica-se apenas aos rendimentos sujeitos ao coeficiente de 0,75.
3. Deduções específicas na Categoria B
3.1. No regime simplificado
No regime simplificado, as deduções específicas já estão, na essência, incorporadas nos coeficientes. Contudo, existem aspectos adicionais a considerar:
- Contribuições obrigatórias para regimes de protecção social — as contribuições para a Segurança Social são dedutíveis e, como referido, contam para o limiar dos 15%;
- Quotizações para ordens profissionais — quando obrigatórias para o exercício da actividade, são igualmente consideradas;
- Seguros obrigatórios relacionados com a actividade profissional.
3.2. Na contabilidade organizada
No regime de contabilidade organizada, o rendimento tributável é apurado pela diferença entre os proveitos e os custos efectivamente suportados e documentados. São dedutíveis todos os gastos comprovadamente necessários à obtenção dos rendimentos, incluindo:
- Aquisição de matérias-primas e mercadorias;
- Rendas e alugueres do local de actividade;
- Despesas com pessoal (se aplicável);
- Amortizações de bens do activo;
- Despesas com viaturas (com limitações);
- Seguros, comunicações, electricidade, água;
- Honorários de contabilista e serviços de consultoria;
- Contribuições para a Segurança Social.
4. Retenções na fonte: como funcionam na Categoria B
4.1. Regra geral
Os trabalhadores independentes estão sujeitos a retenção na fonte de IRS quando prestam serviços a entidades que possuam ou devam possuir contabilidade organizada. A retenção é efectuada pela entidade pagadora no momento do pagamento, funcionando como um adiantamento do imposto que será apurado na declaração anual.
As taxas de retenção na fonte para rendimentos da Categoria B em 2025 são:
| Situação | Taxa de retenção |
|---|---|
| Actividades profissionais previstas na tabela do art. 151.º (profissionais liberais, consultores, etc.) | 23% |
| Comissões por intermediação na celebração de contratos (previstas na tabela do art. 151.º) | 23% |
| Rendimentos de propriedade intelectual, know-how e similares (al. c) do art. 3.º) | 16,5% |
| Outras actividades comerciais, industriais e de prestação de serviços não previstas na tabela do art. 151.º (als. b), g) e i) do art. 3.º) | 11,5% |
4.2. Dispensa de retenção
Existe dispensa de retenção na fonte quando o trabalhador independente preveja auferir, no ano em causa, um montante anual de rendimentos da Categoria B inferior ao limiar fixado no artigo 53.º do Código do IVA — que em 2025 corresponde a 15.000 €. Neste caso, deve assinalar essa condição ao emitir o recibo verde electrónico.
Atenção: a dispensa de retenção não significa dispensa de pagamento de imposto. Significa apenas que o IRS será integralmente liquidado aquando da entrega da declaração, sem adiantamentos ao longo do ano. Se se encontra nesta situação, é prudente reservar mensalmente uma parte dos rendimentos para fazer face ao imposto que será apurado.
4.3. Exemplo prático: retenção vs. imposto final
Voltemos ao caso do Manuel. Com 40.000 € facturados a empresas, foi-lhe retida na fonte a taxa de 23% (taxa em vigor em 2025 para actividades do artigo 151.º):
- Retenções na fonte em 2025: 40.000 € × 23% = 9.200 €
- Rendimento tributável (com a adição por falta de justificação): 31.300 €
Supondo que o Manuel é solteiro, sem dependentes, e que este é o seu único rendimento, o IRS apurado sobre 31.300 € (após aplicação das taxas gerais progressivas e da dedução específica) resultaria num imposto na ordem dos 6.800 € (valor ilustrativo, dependendo das deduções à colecta aplicáveis).
Como o Manuel teve 9.200 € retidos ao longo do ano, teria direito a um reembolso de aproximadamente 2.400 €. Esta é uma situação frequente: muitos profissionais liberais recebem reembolso de IRS precisamente porque a taxa de retenção é superior à taxa efectiva que resulta do apuramento final.
5. Pagamentos por conta: a obrigação que muitos esquecem
Os trabalhadores independentes e empresários em nome individual podem estar sujeitos a pagamentos por conta, que são adiantamentos de imposto calculados com base no penúltimo ano. Estes pagamentos são devidos em três prestações:
- Julho de 2026 (1.ª prestação);
- Setembro de 2026 (2.ª prestação);
- Dezembro de 2026 (3.ª prestação).
Os pagamentos por conta são calculados pela Autoridade Tributária e comunicados ao contribuinte. Se as retenções na fonte forem suficientes para cobrir o imposto, os pagamentos por conta podem ser reduzidos ou não ser exigidos.
6. Obrigações declarativas: não se esqueça de nada
Enquanto contribuinte da Categoria B, tem as seguintes obrigações principais relativas a 2025:
- Declaração de IRS (Modelo 3) — a entregar entre 1 de Abril e 30 de Junho de 2026, com preenchimento do Anexo B (regime simplificado) ou Anexo C (contabilidade organizada);
- Declaração periódica de IVA — mensal ou trimestral, conforme o enquadramento;
- Comunicação de facturas à AT;
- Emissão de recibos verdes electrónicos no Portal das Finanças;
- Verificação e validação de facturas no e-factura — até 25 de Fevereiro de 2026 para despesas gerais, e classificação das despesas de actividade profissional.
7. O que deve fazer agora
Se é trabalhador independente ou empresário em nome individual e ainda não tratou da sua declaração de IRS de 2025, siga esta lista de acções:
- Aceda ao e-factura e confirme que todas as suas despesas profissionais de 2025 estão correctamente classificadas como despesas de actividade — especialmente se está no regime simplificado com coeficiente de 0,75;
- Reúna os comprovativos das contribuições para a Segurança Social pagas em 2025 e das quotizações profissionais obrigatórias;
- Verifique o total de retenções na fonte efectuadas pelos seus clientes, confrontando os valores com os recibos verdes emitidos;
- Avalie se o regime simplificado continua a ser o mais favorável para a sua situação — se as suas despesas reais são muito superiores ao que os coeficientes presumem, pondere a opção pela contabilidade organizada para os anos seguintes;
- Preencha e submeta o Anexo B (ou Anexo C) juntamente com a declaração Modelo 3, até 30 de Junho de 2026;
- Se tem dúvidas, procure apoio profissional — um contabilista certificado pode optimizar a sua declaração, identificar deduções que desconhecia e evitar erros que podem resultar em correcções ou coimas.
Na Alcoescrita, estamos disponíveis para apoiar trabalhadores independentes e empresários em nome individual em Alcochete e em todo o país. Se precisa de ajuda com a sua declaração de IRS de 2025 ou quer avaliar o enquadramento fiscal mais adequado à sua actividade, contacte-nos — estamos cá para isso.